Lignes directrices concernant les événements auxquels participe le commissaire
Lorsque le commissaire assiste à une fonction officielle, il ou elle est accompagné(e) d'un aide de camp honoraire. Un aide de camp est un officier servant ou ayant déjà servi au sein des Forces armées canadiennes (marine, armée ou aviation), de la Gendarmerie royale du Canada, ou d’un corps policier municipal. Un aide de camp est nommé pour servir à la demande du commissaire au cours de son mandat. Comme le titre l'indique, la nomination est honorifique, et le fait d'être choisi comme aide de camp est un grand honneur.
La majorité des aides de camp honoraires oeuvrent à temps plein dans une variété de professions, et ont d’autres engagements militaires ou au sein de la communauté. Par conséquent, ils servent tous lorsque leur horaire le permet.
Invitation du commissaire à un événement
Lorsqu’une organisation souhaite inviter le commissaire à un événement, elle doit en premier lieu contacter le Bureau du commissaire. Ce bureau fournira l’information protocolaire requise, et pourra offrir des conseils aux organisateurs de l'événement.
Environ deux semaines avant la date de l’événement, l’adjoint du commissaire prendra contact avec l'organisation. Ce sera l'occasion de clarifier au besoin les questions de protocole. L'aide de camp honorifique peut également communiquer avec l'organisation pour obtenir des renseignements au sujet des plans de l'événement, et fournir au besoin l'assistance requise concernant :
- l’heure d’arrivée
- l’accueil du commissaire
- la présentation du commissaire
- l’attribution des sièges
- le départ du commissaire
L’aide de camp honorifique accompagne le commissaire, mais il ou elle ne doit pas nécessairement être assis avec le commissaire sur l’estrade ou à la table d’honneur. Dans la plupart des cas, il est plus approprié pour l'aide de camp d’être assis à une table ayant une vue non obstruée sur le commissaire afin de remplir toutes ses responsabilités. Le rôle de l'aide de camp honoraire est d'aider le commissaire dans l'exercice de ses fonctions, tout en fournissant de l'aide aux organisateurs de l'événement pour qu’il se déroule de manière efficace et sans anicroche.